Рішення про видачу або відмову у візі належить консульській посадовій особі дипломатичного представництва або консульської відділу ЄС, куди була подана заявка на візу.
Перевірка документів для отримання візи здійснюється індивідуально. З цієї причини кожне рішення не видавати візу буде розглядатися за кожною заявкою на візу в окремо, беручи до уваги інформацію, що міститься в анкеті, супровідних документах і отриманої в ході інтерв'ю. Якщо у візі було відмовлено одному із заявників групи людей, це не обов'язково означає, що у візі буде відмовлено всім членам групи.
Відмова у видачі віз не є остаточним в контексті можливості звернутися для отримання візи в майбутньому. Якщо навіть громадянину Молдови було відмовлено у візі, це не означає неможливість звернення з метою отримання візи в майбутньому. Проте, причини, які привели до відмови у видачі візи, в першу чергу, можуть бути взяті до уваги при розгляді для отримання візи в майбутньому.
Підстави для відмови у видачі візи можуть бути різними, відсутність необхідних фінансових коштів, помилкова інформація надана під час інтерв'ю, уявлення фальшивих виправдувальних документів, порушення візового режиму в країнах-членах ЄС відбулися раніше, н еправільное заповнення документів для отримання віз категорій «С» і «Д» , і т.д.
Але найчастіше, основною причиною є високий ризик того, що молдавські громадяни не повернуться в країну до закінчення терміну дії візи.
Повідомлення про відмову у видачі візи консульським чиновником ЄС не є обов'язковим, тому рішення з цього питання приймається на розсуд консула. Не може вважатися порушенням прав заявника, якщо не було відіслано повідомлення про відмову у видачі візи.
Звернення заявника для того щоб дізнатися причину відмови у візі регулюється законодавством кожної держави-члена ЄС. Для отримання додаткової інформації про те, як подавати апеляцію в разі відмови у візі зацікавлені особи повинні будуть звернутися до відповідного посольства або консульства. Разом з тим, загальні консульські інструкції ЄС не зобов'язують шенгенські країни надавати можливість апеляції в разі відмови у видачі візи.
Як правило, відмова у видачі візи підтверджується шляхом застосування спеціального штампа в паспорті заявника і обов'язково віза буде зареєстрована в електронній системі віз, яка є спільною для всіх країн ЄС.
